| 1- Nom de l'activité |
Gestion des RH |
| 2- Responsable du traitement / DPO |
Col·legi Oficial de Psicologia de Catalunya -COPC- / Lant Advisors SLP |
| 3- Finalité du traitement |
Personnel professionnel (structure) : Gestion de la relation de travail et du dossier des employés ; traitement adhésion et cessation auprès de la Sécurité sociale, émission et paiement des salaires ; évaluation, suivi et contrôle du développement des activités professionnelles ; contrôle des accès et de présence, et enregistrement de la journée de travail/horaires (y compris, selon le cas, à travers des applications intégrant la géolocalisation ou cartes d´identification) ; promouvoir et proposer des actions de formation, même bonifiées ; prévention des risques professionnels ; promotions et/ou changements de catégorie professionnelle. Traitement de déclarations d´accidents de travail (avec description de l´accident et ses conséquences, ce qui peut impliquer l´accès et le traitement de données sanitaires). Tenue d´un registre historique des employés à durée indéterminée.
Travailleurs externalisés (personnel propre affecté aux installations des clients) : Gestion de la relation de travail et du dossier des salariés de l’entreprise fournissant des services externalisés dans les locaux des entreprises clientes ; traitement des déclarations d’embauche et de cessation auprès de la Sécurité sociale, émission et paiement des salaires ; évaluation, suivi et contrôle du déroulement des activités professionnelles sur le site du client ; contrôle des accès et de la présence ainsi qu’enregistrement du temps de travail/des horaires (y compris, le cas échéant, au moyen d’applications de géolocalisation ou de cartes d’identification) ; prévention des risques professionnels et respect des obligations de coordination des activités entre entreprises avec l’entreprise cliente (fourniture de certificats d’aptitude médicale, certificats de formation en prévention des risques professionnels, pièce d’identité, justificatifs de cotisations sociales et toute autre documentation requise) ; actions de formation, y compris les formations subventionnées ; promotions, avancements et/ou changements de catégorie professionnelle ; identification du personnel auprès de l’entreprise cliente.
Étudiants en stage : Gestion de la relation avec l´étudiant/e, et le cas échéant, paiement des rétributions ; prévention des risques ; actions de formation ; évaluation, suivi et contrôle du développement des stages ; contrôles d´accès et des présences et enregistrement de la journée de travail/horaires.
Travailleurs indépendants assimilés : Gestion de la relation commerciale avec le professionnel ; paiement des rétributions ; évaluation, suivi et contrôle des activités professionnelles ; contrôle des accès et des présences ; promouvoir et proposer des actions de formation ; prévention des risques professionnels. Intérimaires : Gestion de la relation de travail avec l´employé ; prévention des risques professionnels ; formation ; évaluation, suivi et contrôle du développement des activités professionnelles ; contrôles d´accès et de présence.
Travailleurs externes : Contrôle et identification des travailleurs externes travaillant sur les installations ; disposer de certificats d´aptitude à la surveillance sanitaire, certificats de formation en prévention de risques professionnels, CNI, TC et autres documents visant au respect des obligations vis-à-vis de la Sécurité sociale, en matière de coordination entrepreneuriale et en prévention des risques professionnels ; formation ; contrôle des activités développées ; contrôles d´accès et de présence.
Traitements supplémentaires : Collecte, utilisation et publication d´images et/ou audio pour les photographies ou vidéos visant à la promotion de l´établissement. Utilisation et publication de données personnelle à des fins sociales. Utilisation du téléphone portable et/ou de l´adresse électronique particulier pour des communications d´ordre professionnel, envoi de bulletins de salaire et/ou newsletter corporative. Envoi de notifications et/ou création de groupes au sein d´applications de messagerie pour la gestion de la relation et des communications. Contrôle professionnel au moyen de caméras de vidéosurveillance qui pourront être utilisées pour l´application de sanctions disciplinaires ou tout manquement dans le cadre professionnel. Utilisation de systèmes de géolocalisation dans des véhicules ou des dispositifs d´entreprise, visant à contrôler le manquement aux obligations, optimiser des itinéraires, garantir la sécurité et la gestion des réclamations. Souscription d´assurances collectives. Prélèvement des cotisations syndicales. Représentation et défense des travailleurs à travers des délégués ou le Comité d´entreprise. Communication de références aux entreprises du groupe pour des raisons professionnelles et de coordination de l´entreprise.
Candidats : Participer à des processus de sélection de personnel présents et futurs ; vérifier les références fournies. Le cas échéant : réaliser les épreuves et des test nécessaires visant à évaluer sa candidature et élaborer des profils professionnels. "
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| 4- Base juridique du traitement |
Structure : RGPD 6.1.b) Exécution du contrat de travail, RGPD 6.1.c) Respect d’une obligation légale (Statut des travailleurs et convention collective applicable) et RGPD 6.1.f) Intérêt légitime à conserver les nom et prénom, le poste occupé et les dates en tant que registre historique des salariés. Travailleurs externalisés : RGPD 6.1.b) Exécution du contrat de travail avec le salarié concerné, RGPD 6.1.c) Respect d’une obligation légale (Statut des travailleurs, convention collective applicable, loi sur la prévention des risques professionnels et décret royal 171/2004 relatif à la coordination des activités des entreprises) et RGPD 6.1.f) Intérêt légitime à conserver les nom et prénom, le poste occupé et les dates en tant que registre historique des salariés. Stages : RGPD 6.1.b) Exécution de la convention de stage. Travailleurs indépendants assimilés : RGPD 6.1.b) Exécution d’un contrat commercial. Travailleurs intérimaires : RGPD 6.1.b) Exécution du contrat de mise à disposition entre l’entreprise de travail temporaire et l’entreprise utilisatrice et RGPD 6.1.c) Respect d’une obligation légale (réglementation applicable aux entreprises de travail temporaire). Travailleurs externes : RGPD 6.1.b) Exécution d’un contrat commercial avec l’employeur. RGPD 6.1.c) Respect d’une obligation légale (loi sur la prévention des risques professionnels et décret royal relatif à la coordination des activités des entreprises). Candidats : RGPD 6.1.a) Consentement de la personne concernée. Traitements complémentaires : RGPD 6.1.a) Consentement de la personne concernée et/ou RGPD 6.1.b) Exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou mise en œuvre de mesures précontractuelles à sa demande, et/ou RGPD 6.1.c) Respect d’une obligation légale. |
| 5- Catégories des intéressés |
Employés (régime général/structure, travailleurs externalisés, travailleurs indépendants assimilés, stagiaires) ; travailleurs intérimaires ; travailleurs externes ; candidats ; anciens employés. |
| 6 - Origine des données |
Structure/Travailleurs externalisés/Travailleurs indépendants assimilés : la personne concernée elle-même ou son représentant légal. Stages : la personne concernée elle-même ou son représentant légal et/ou le centre ou l’établissement de formation auquel elle appartient. Travailleurs intérimaires : entreprises de travail temporaire. Travailleurs externes : entreprise externe responsable du travailleur (employeur). Candidats : la personne concernée elle-même, les portails d’emploi et les sociétés de recrutement. Le cas échéant : société mère et/ou entités appartenant au groupe d’entreprises. |
| Catégories de données personnelles |
D´identification et de contact ; caractéristiques personnelles ; conditions sociales et familiales ; relatives à la personnalité ; académiques et professionnelles ; détails de l´emploi ; syndicales ; économiques, financiers et assurances ; médicaux et sanitaires ; administratifs ; judiciaires ; sociaux ; d´infrastructure ; autres catégories spéciales de données.
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| 7- Données d'identification |
d´identification et de contact : Prénom, nom, CNI/NIE ou Passeport, n° affiliation à la sécurité sociale, domicile, adresse électronique, numéro de téléphone, signature, images et/ou audio, adresse IP/MAC des dispositifs. Caractéristiques personnelles : Date et lieu de naissance, âge, état civil, sexe, nationalité, langue maternelle, caractéristiques physiques ou anthropométriques. Conditions sociales et familiales : Situation familiale, charges et références familiales, licences, permis, autorisations, hobbys et style de vie. Personnalité : Évaluations de profils, comportements et attitudes. Académiques et professionnelles : Formation, diplômes, profession et expérience professionnelle, appartenance à des ordres ou des associations professionnelles, adresse électronique, numéro d´identification, références hiérarchiques. Détails de l´emploi : Catégorie ou poste de travail, informations non économiques de salaire, dossier professionnel et historique de l´employé, expérience dans le domaine professionnel. Syndicales : Affiliation syndicale et/ou appartenance à un comité d´entreprise ou groupement syndical. Économiques, financières et d´assurances : Bancaires, compte courant, revenus, rentes, crédits, prêts, avals, plan de pension et/ou retraite, biens patrimoniaux, informations économiques sur salaire, déduction d´impôts, compensations, indemnisations, assurances, hypothèques, saisies, dettes. Médicales et sanitaires : accidents du travail, degré d´incapacité ou de handicap et/ou degré d´invalidité professionnelle et autres informations associées à l´état de santé. Administratives : procédures administratives, conciliations, réclamations, ressources, sanctions. Judiciaires : procédures judiciaires, réclamations, sanctions. Sociales : aides, subventions ou avantages et prestations d´assistance sociale, indemnités et pensions. d´infrastructure : images de vidéosurveillance.
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| 8- Système de traitement |
Mixte (systèmes informatiques et support papier). |
| 9- Cessions de données |
Organisations ou personnes directement liées au responsable du traitement. Entreprises clientes dans les locaux desquelles les travailleurs externalisés fournissent leurs services, aux fins d’identification du personnel, de contrôle des accès et de respect des obligations de coordination des activités des entreprises (fourniture de certificats d’aptitude, de certificats de formation en prévention des risques professionnels et de la documentation professionnelle requise). Trésorerie générale de la Sécurité sociale, Service public de l’emploi (SEPE) et autres administrations publiques compétentes. Établissements bancaires et financiers. Administration fiscale. Organismes de sécurité sociale complémentaire et entreprises de prévention des risques professionnels. Entreprises ou organismes de formation et de gestion des aides à la formation auprès de la Fondation étatique pour l’emploi. Compagnies d’assurance. Tribunaux et juridictions. Avoués/mandataires judiciaires. Notaires. Forces de l’ordre. Comité d’entreprise et/ou délégué(s) du personnel. Entités, clients et/ou fournisseurs auprès desquels il est nécessaire d’identifier les employés ou les utilisateurs. Entités publiques et privées pour la participation à des projets, appels d’offres et subventions. Autres destinataires prévus par la loi. Société mère et/ou autres entités appartenant au groupe d’entreprises pour des raisons d’organisation de l’entreprise et de gestion des ressources humaines. Dans le cas des candidats : afin d’augmenter les possibilités de recrutement.
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| Transferts internationaux |
| 10- Pays |
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| 11-Catégorie destinataires |
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| 12-Entreprise |
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| 13-Base légale |
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| 14-Délais de suppression des données |
Structure / Travailleurs externalisés / Assimilés / Stages : Les données seront conservées pendant la durée de validité de la relation. Au terme de la relation, les informations professionnelles seront conservées bloquées pendant les délais exigés légalement pour répondre à d'éventuelles responsabilités ; hormis le prénom et le nom, poste de travail et dates d'entrée et de départ qui seront conservés en tant que registre historique pour une durée indéterminée sur la base d'un intérêt légitime de l'entreprise. Employés ETT : Pendant la durée de validité du contrat de mise à disposition avec l'ETT, et au terme de celui-ci, elles seront conservées bloquées pendant les délais légalement prévus pour répondre à d'éventuelles responsabilités ou pour établir un nouveau contrat. L'entreprise conservera, sur la base d'un intérêt légitime, le prénom et le nom, poste de travail, motif de fin, et les dates en tant que registre historique à durée indéterminée sur la base de l'Intérêt légitime de l'entreprise. Externes : Pendant la validité du contrat commercial avec l'établissement (employeur), et au terme de celui-ci, les données seront conservées pendant les délais prévus légalement pour répondre à d'éventuelles responsabilités. Candidats : Durant le développement des processus de sélection de personnel, et au terme de celui-ci, pendant 1 année pour les futurs processus. Envois d'informations : jusqu'à ce que soit demandé le désabonnement. Images/Documents audio : tant qu'elles sont publiées dans les médias décrits et qu'elles servent aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues, sauf mention contraire. |
| 15- Description générale des mesures techniques et organisationnelles de sécurité |
| FONCTIONS ET OBLIGATIONS |
Remettre à tous les utilisateurs selon leur profil, les fonctions et obligations concernant les mesures de sécurité qu'ils doivent respecter, ainsi que les conséquences de leur non-respect. |
| IDENTIFICATION ET AUTHENTIFICATION |
Identification et authentification individuelle. Procédure d'assignation et de distribution des mots de passe. Complexité et changement de mots de passe. |
| CONTRÔLE D'ACCÈS |
Liste à jour des noms d'utilisateur et d'accès autorisés. Contrôle d'accès autorisés selon les fonctions assignées et les mécanismes qui évitent les accès non autorisés. Concession d'autorisations d'accès uniquement pour le personnel autorisé. Contrôle d'accès physique aux locaux où sont situés les systèmes d'information. |
| copies de sauvegarde |
Périodicité de la copie. Procédures de réalisation de copies de secours et de récupération de données. Systèmes de copies de sauvegarde à distance. |
| GESTION DES SUPPORTS |
Gestion d'inventaire et identification de supports. Conservation des supports sous clé. Registre de sortie et d'entrée de supports. Mesures pour la destruction de supports. |
| REGISTRE DES ANOMALIES |
Registre contenant le type, moment de leur détection, personne qui notifie, effets et mesures correctrices de l'anomalie. Procédure de notification et de gestion des anomalies. Procédures de récupération de données. |
| AUTRES MESURES TECHNIQUES |
Utilisation d'anti-virus et de firewalls.
Protecteurs d'écran.
Contrôle pour les accès à distance
Règles d'utilisation du courrier électronique et de l'Internet.
Utilisation de périphériques (imprimantes, photocopieuses et multifonctions).
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| TRAITEMENTS NON AUTOMATISÉS |
Application de critères de fichier des documents pour faciliter la consultation, localisation et respect des Droits. Utilisation de dispositifs de stockage avec système de fermeture (clé, code...). Conservation de documents actifs pour éviter tout accès abusif. |
| RESPONSABLES DE TRAITEMENT |
Liste de responsables de traitement. Description de services fournis. Adoption de garanties par les responsables. |
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